Công nghệ làm tốn giấy hơn

Các công nghệ được cho là sẽ thay thế giấy tờ như email, lưu trữ dữ liệu điện tử, Web khiến tốn giấy tờ hơn bao giờ hết.

Ba mươi năm trước đây, khi công nghệ điện toán và truyền thông còn đang ở phía trước, các nhà nghiên cứu công nghệ, nhà phân tích đã bắt đầu nói đầy tự tin về một xã hội không giấy tờ đang đến. Song ngày nay, nhiều chuyên gia đã phải giảm bớt tầm nhìn về một xã hội phi giấy tờ.

“Mục tiêu xã hội phi giấy tờ là một mục tiêu rất hay và đáng khâm phục”, Arpad Horvath, phó giáo sư Đại học Mỹ California-Berkeley, người đã nghiên cứu vấn đề thay thế giấy tờ bằng các công nghệ không dây nói. “Thật không may, tôi không thấy có bất kỳ dấu vết tiến triển nào”.

Bởi vậy, thay vì cố tạo ra một xã hội không giấy tờ, các chuyên gia đang tập trung vào giúp các công ty và cá nhân giảm việc sử dụng giấy tờ - đặt những mục tiêu hợp lý và đặt các kỳ vọng có giới hạn.

"Có sự khác biệt giữa phi giấy tờ và giảm giấy tờ cần phải được nhận ra”, Jim Joyce, Phó Chủ tịch văn phòng Bắc Mỹ của hãng sản xuất máy văn phòng Nhật Bản Xerox.

Xerox là một trường hợp điển hình về những kỳ vọng được giảm xuống. Công ty vẫn có nhiều dự án và dịch vụ có thể hỗ trợ tầm nhìn phi giấy tờ của mình. Song tại một cuộc trình diễn công nghệ gần đây, công ty đã chào hàng sản phẩm đặc biệt: Giấy in có thể tái sử dụng, xóa được. Ý tưởng này là nếu bạn có thể sử dụng lại một tờ giấy nhiều lần, bạn có thể cắt giảm việc sử dụng giấy một cách tổng thể.

"Người ta sẽ yêu thích khái niệm này, công nghệ này”, Paul Smith, một quản lý phòng thí nghiệm, người đang giúp phát triển sản phẩm giấy xóa được tại nhóm sáng tạo của Xerox ở Canada nói. "Không phải là họ không muốn in. Đó là họ muốn sử dụng ít giấy tờ hơn”.

Thậm chí mục tiêu khiêm tốn nhất của việc sử dụng ít giấy tờ hơn đã khó đạt được ở Mỹ. Từ giữa những năm 1970, khi khái niệm về văn phòng phi giấy tờ lần đầu tiên được bàn thảo, đến năm 2006, lượng giấy tờ được nhập khẩu hoặc sản xuất cho sử dụng hàng năm ở Mỹ đã tăng hơn 85% đến 100,7 triệu tấn. Tính trung bình mỗi người sử dụng 665 pound giấy/ năm (khoảng 301 kg).

Hãng nghiên cứu thị trường Mỹ IDC ước tính rằng các máy in hoặc thiết bị đa chức năng Mỹ, dù ở văn phòng hay ở nhà, đã cho ra 1,53 nghìn tỷ trang trong năm ngoái, và ước tính sẽ tăng lên 1,64 nghìn tỷ vào năm 2010. 

Trách máy photocopy

Song điều đó không có nghĩa là việc sử dụng giấy tờ không thay đổi. Trong những năm gần đây, chẳng hạn, ngành pháp luật Mỹ đã nhanh chóng thay thế hệ thống tài liệu cũ kỹ của mình được cất trữ trong các ngăn hồ sơ bằng các tài liệu điện tử lưu ở các máy chủ, theo Jake Wang của IDC. Tương tự, các nhà cho vay thế chấp lớn đã chuyển sang quá trình xử lý đơn điện tử - hơn là giấy tờ, Judson Phillips, Phó Chủ tịch tiếo thị bộ phận dịch vụ thế chấp ở Xerox nói.

Song những động thái như vậy đã không giảm được việc sử dụng giấy tờ. Ông Wang nói nhờ các hệ thống mới của mình, giúp tìm tài liệu dễ dàng hơn trước đó rất nhiều, các luật sư nay đang copy ít hơn song in nhiều hơn đến 3-4 lần.

Dù tài liệu điện tử có nhiều điều kỳ diệu nhưng giấy tờ vẫn còn một số lợi thế, các nhà phân tích nhấn mạnh. Đặc biệt với người già, giấy tờ dễ dàng đọc hơn rất nhiều so với màn hình máy tính. Nhiều người cũng thấy dễ dàng sắp đặt dữ liệu dưới hình thức giấy in hơn là từ màn hình. Và giấy di động hơn nhiều một chiếc máy vi tính và mỏng manh hơn một thiết bị di động.

Song có một lý do môi trường đối với việc cắt giảm sử dụng giấy tờ. Không chỉ việc sử dụng giấy tờ ở Mỹ ngốn rất nhiều cây mà còn sử dụng nhiều năng lượng. Khoảng 200 jun năng lượng – đủ để sạc điện một cái bóng đèn 60-watt trong một giờ - cần phải có để làm một tờ giấy, Smith nói.

Các nhà tư vấn như Joyce đưa ra các công cụ giúp các công ty và tổ chức giám sát việc sử dụng giấy tờ. Một số công ty mà Xerox đã làm việc với đã đánh giá việc chi tiêu cho sử dụng giấy dưới thực tế đến 30%-40%.

"Hầu hết các công ty không biết họ có bao nhiêu máy in, máy fax. Anh không thể quản lý cái anh không thấy hoặc cái anh không hiểu”, Joyce nói.

Một công ty công nghệ cao Xerox đã làm việc với đã giảm số lượng giấy in, photocopy từ 45 triệu tờ/tháng xuống còn 15 triệu tờ/tháng.

Một số nhà phân tích nghĩ những câu chuyện như vậy sẽ trở thành phổ biến và là động lực thúc đẩy các công ty tiết kiệm tiền, các nhân viên nâng cao nhận thức bảo vệ môi trường.