Cuộc chạy đua của Microsoft Office Live Basics và Google Apps For Your Domain

Cuộc chạy đua giữa Microsoft và Google nhằm thu hút sự chú ý của các doanh nghiệp nhỏ đối với các chương trình ứng dụng quản lý miễn phí trực tuyến vẫn đang diễn biến gay go, quyết liệt. Hãng nào sẽ đứng đầu? Hiện câu hỏi này vẫn còn đang bỏ ngỏ.

Các doanh nghiệp và tổ chức nhỏ suốt một thời gian dài trước đây thường sử dụng phần mềm Slough of Despond để quản lý hệ thống e-mail, thiết kế và duy trì website, phác thảo chương trình làm việc với một bộ lịch nhóm. Do đặc trưng riêng của mình, các doanh nghiệp này không thể sở hữu hẳn một cơ sở hạ tầng mạng và các nhân viên IT chuyên nghiệp. Họ không thể trả quá nhiều tiền cho một vài dịch vụ cung ứng hay hosting.

Google và Microsoft đang trở thành cứu tinh cho các doanh nghiệp và tổ chức này. Cả hai hãng gần đây đã phát hành một số dịch vụ miễn phí, cho các doanh nghiệp nhỏ. Google cung cấp Google Apps For Your Domain, trong khi Microsoft cũng không chịu kém với Microsoft Office Live Basics. Tất cả hiện đều ở phiên bản beta và đều thiếu một số tính năng quan trọng. Vì cả Google và Microsoft sẽ cung cấp dịch vụ đầy đủ thành phần hơn trong bản thương mại. (Microsoft đưa ra Office Live Collaboration với mức 29,95$/tháng và Office Live Essentials cũng với mức 29,95$/tháng, còn Google hiện chưa công bố tên và giá cho dịch vụ này).

Vậy nên lựa chọn sản phẩm nào cho doanh nghiệp của bạn? Xem xét từng bước, cũng như nhìn tổng thể thì các dịch vụ của Google đánh bại Microsoft với hệ thống e-mail mạnh hơn cùng một bộ lịch mà ở Microsoft không có. Nhưng nếu mục đích chính của bạn là xây dựng website, bạn nên lựa chọn Microsoft.

Hãy đọc phần sau để biết thêm chi tiết.

Cài đặt ban đầu

Đối với các doanh nghiệp nhỏ sử dụng hệ thống e-mail và quản lý website qua cả dịch vụ Google Apps for Your Domain hay Office Live Basic của Microsoft thì một trong những nhiệm vụ nản nhất là cài đặt bước đầu và cấu hình hệ thống. Vì các chức năng miễn phí này được xây dựng cho các tổ chức không có nhân viên IT chuyên nghiệp. Đối với họ, điều khiển yêu cầu đăng ký hay chuyển giao tên miền, cài đặt dịch vụ DNS... không phải là dễ dàng.

Vậy bạn nên lựa chọn giải pháp nào? Điều đó tuỳ thuộc vào mục đích bạn cần. Nếu bạn đã có một tên miền thì nên sử dụng dịch vụ của Google. Google cung cấp phần hướng dẫn chi tiết cùng một số mẹo giúp bạn thực hiện khá đơn giản. Nhưng nếu bạn đang thiết lập một domain mới hoàn toàn thì Office Live Basics là lựa chọn sáng suốt hơn. Bởi nó cung cấp các domain miễn phí vốn không có trong Google.

Cài đặt ban đầu với các dịch vụ của Google

Truyền tải nội dung e-mail và thông tin Web server từ dịch vụ vốn có của bạn tới Google là nhiệm vụ không hề dễ dàng. Nhưng Google đã làm được một việc đáng khâm phục

Đối với các e-mail làm việc với Google, bạn cần thay đổi bản ghi thông tin Mail Exchange (MX) đã tồn tại. Các bản ghi này điều khiển vấn đề định hướng e-mail đến trong domain.

Bạn cần thực hiện một số thay đổi với tổ chức quản lý tên miền DNS cũ (như Network Solution hay GoDaddy).Tương tự để tạo và sở hữu được các trang web dùng dịch vụ của Google, bạn cũng cần thay đổi thông số CNAME với tổ chức cấp phát tên miền.

Đừng hi vọng bất kỳ sự giúp đỡ nào từ các tổ chức cấp phát tên miền. Họ chủ yếu chỉ thu tiền đăng ký, sau đó bỏ mặc bạn với domain của mình. Các trang cài đặt của Google truyền tải bản ghi MX và CNAME giúp bạn dễ dàng hơn nhiều. Các trang này hướng dẫn chi tiết với các bước đơn giản, dễ thực hiện, chỉ rõ một cách chính xác phải thực hiện các thay đổi như thế nào. Bên cạnh phần hướng dẫn chung, bạn có thể tìm thấy thông tin cụ thể về 7 nhà cung cấp tên miền lớn nhất như GoDaddy, Network Solutions, Yahoo, v.v…

Google cung cấp các hướng dẫn chi tiết, dễ dàng giúp bạn cài đặt dịch vụ e-mail và web hosting

Quá trình cài đặt sẽ mất một vài phút. Nhiệm vụ khó khăn bây giờ trở thành cực kỳ đơn giản. Chỉ có một trở ngại là bạn không thể có được domain mới qua Google. Nếu muốn có một domain mới, đầu tiền bạn phải đăng ký với tổ chức cấp phát tên miền, sau đó mới tiến hành từng bước cài đặt như trên.

Cài đặt Windows Live

Nếu bạn chưa có một tên miền, Office Live là sự lựa chọn đơn giản mà hiệu quả. Nó cung cấp cho bạn tên miền miễn phí. Bạn có thể đăng ký và sử dụng như với bất kỳ tổ chức quản lý thông thường nào khác. (Nếu bạn huỷ tài khoản Office Live, bạn vẫn giữ được tên miền đăng ký qua Melborne IT. Nhưng bạn phải trả mức lệ phí thường niên thông thường).

Đăng ký một tên miền với Office Live hết sức đơn giản. Trước tiên bạn sử dụng dịch vụ này để tìm một domain chưa bị sử dụng. Sau đó đăng nhập vào với một tài khoản Windows Live (miễn phí, thường được gọi là tài khoản Windows Passport). Điền đầy đủ thông tin như tên, địa chỉ….Chưa đến 5 phút bạn đã có một tên miền miễn phí để sử dụng. Chỉ có một điểm kỳ quặc là bạn phải ghi cả thông tin về mã số thẻ tín dụng ngay cả khi nó không được dùng để làm gì cả.

Office Live cung cấp cách thức đăng ký và sử dụng tên miền đơn giản hiếm có, tất cả chỉ trong một bước

Nếu bạn dùng một tên miền đã tồn tại thì sao? Với Office Live, trường hợp này có chút khó chịu. Bạn sẽ phải chuyển toàn bộ tên miền sang nơi quản lý của Office Live. (Trong khi đó ở Google bạn chỉ phải thay đổi nội dung bản ghi thông tin còn nơi cấp phát thì vẫn giữ nguyên).

Về mặt lý thuyết truyền tải tên miền khá dễ thực hiện. Tại trang bạn tìm thấy tên miền dùng được có nút “Transfer current domain name”. Kích vào đó bạn có thể tự động hoá quá trình chuyển đổi. Nhưng các hãng cấp phát không thích kiểu này. Khi bấm vào nút, điều kỳ quặc là bạn sẽ thấy thông tin của mình bị tổ chức cấp phát “khoá”. Bạn sẽ phải tự mình “mở khoá”; Windows Live không cung cấp sự trợ giúp nào trong vấn đề này. Và chúng tôi chỉ có thể giúp bạn bằng ba từ: “Chúc may mắn!”.

Sau khi mở khoá, quá trình truyền tải tên miền trở nên đơn giản, chỉ cần theo từng bước hướng dẫn, bạn có thể thực hiện nhanh chóng và dễ dàng.

Tạo trang chủ

Dịch vụ của cả hai hãng đều cung cấp chức năng tự động tạo trang web. Bạn không cần phải biết đoạn mã đơn HTML dùng để xây dựng nhanh một trang web hay toàn bộ website như thế nào. Nhưng công cụ xây dựng website của Microsoft mạnh hơn nhiều so với của Google. Nếu sự hiện diện của website với bạn rất quan trọng mà bạn lại không muốn phải trả tiền cho một nhà thiết kế hay lập trình viên thì dịch vụ của Microsoft là lựa chọn số một.

Điều đó không có nghĩa là chức năng tạo website của Google quá kém. Nó đơn giản, dễ dùng và cơ bản với công cụ “trỏ và kích” cho phép bạn tạo ra một trang web chỉ trong vài phút. Nó giống như hầu hết công cụ tạo trang web cơ sở nào bạn đã từng thấy với các nút chức năng định dạng đoạn văn bản, tạo link, hình ảnh, v.v…Cũng có một số điểm khác nhau cho bạn chọn lựa. Nếu bạn thích dùng HTML, kích vào Edit HTML, bạn có thể chỉnh sửa mã HTML thô. Đưa website vào hoạt động rất đơn giản, chỉ cần kích vào nút “Publish”.

Chức năng tạo trang web của Google đơn giản, dễ dùng và rất cơ bản

Đừng mong muốn bất kỳ kỹ thuật tinh vi nào với công cụ này. Thậm chí bạn không thể dùng nó để tạo một liên kết đồ hoạ. Thay vào đó, bạn phải chỉnh sửa mã HTML. Hơn nữa chức năng này chỉ ở mức tạo trang đơn chứ không tạo được toàn bộ một website. Không có cách nào áp dụng được sự điều hướng website diện rộng hay những quan sát và cảm nhận thông thường. Không có các chức năng quản lý website diện rộng. Tất cả chỉ là phần xương sống cơ bản, không có kỹ thuật tinh vi cụ thể nào.

Office Live cung cấp công cụ tạo trang web kỹ thuật hơn nhiều. Bạn bắt đầu bằng việc tạo một khung website tuỳ chọn, bao gồm điều hướng, header, footer font và nền (hoàn chỉnh với kỹ thuật đồ hoạ) tuỳ theo lĩnh vực kinh doanh của bạn. Phần tự thiết kế khá tinh vi, ít hài hước và đơn giản thái quá như Google, có nhiều sự lựa chọn hơn.

Công cụ này không sử dụng kỹ thuật “một trang” để xây dựng website. Nó bắt đầu với 4 trang liên kết được tạo trước, gồm: trang chủ, trang giới thiệu “About Us”, trang liên hệ “Contact Us” và trang sơ đồ website “Site Map”. Các trang mới này có thể thực hiện điều hướng và thiết kế website diện rộng, dễ dàng thực hiện và cũng dễ áp dụng phần thiết kế mới cùng nền lên toàn bộ website chỉ với một số cú click.

Công cụ tạo web của Office Live Basics là tốt nhất. Bạn có thể tìm thấy trên bất kỳ dịch vụ website cơ sở nào

Chức năng quản trị website thông minh với một gallery ảnh thể hiện tất cả kỹ thuật đồ hoạ đã upload và sẵn sàng để dùng. Thậm chí có cả chức năng tường trình website, thể hiện xu hướng lưu lượng cũng như cách hoàn lại phiên bản cũ nếu phiên bản hiện tại của website bị ngắt.

Ở Office Live còn có nhiều tính năng khác, nhưng điểm cốt yếu là công cụ tạo web mạnh và tinh vi đáng ngạc nhiên này. Càng ngạc nhiên hơn khi nó hoàn toàn miễn phí.

Xem tiếp phần cuối