10 cách để quản lý Inbox trong Outlook 2010

Cập nhật lúc 08h00' ngày 30/08/2010

Quản Trị Mạng - Có khi nào bạn nghĩ rằng mình quá tải trong việc quản lý các hòm thư? Dường như khi công nghệ tiến càng nhanh, ngày càng có nhiều email được “rót” vào trong hòm thư của chúng ta. Chúng ta có thể nhận email từ đồng nghiệp, bạn bè, đối tác, người thân trong gia đình và các trang mạng xã hội. Tất nhiên, rất nhiều những email trong số này chúng ta không cần đến, thậm chí là không cần biết tới nội dung của nó. Tuy nhiên, những email thừa này sẽ không thể “định cư” hoàn toàn trong hòm thư của chúng ta được nữa. Dưới đây là một số cách thiết thực nhất để sử dụng các tính năng của Outlook 2010 nhằm lấy lại quyền kiểm soát hòm thư của bạn.

1: Sử dụng hiển thị hội thoại

Conversation view - hiển thị hội thoại - là tính năng mới trong Outlook 2010 có khả năng kết nối tất cả email vào một cuộc hội thoại giữa 2 hoặc nhiều người. Hội thoại này bao gồm cả thư gửi và nhận để bạn có thể dễ dàng nhìn toàn bộ hội thoại. Bật Conversation view bằng cách kích vào thẻ View rồi kích tiếp Conversations. Tiếp đến, chọn Messages In Conversations để bắt đầu. Ngoài ra, bạn cũng có thể đặt một số lựa chọn khác, ví như Always Expand Conversations, trong danh sách Conversations để cài đặt hiển thị hội thoại theo cách bạn muốn.

2: Phớt lờ những hội thoại phiền nhiễu

Đã bao giờ bạn được gửi tới một hội thoại khiến bạn phải ngạc nhiên? Hoặc có thể thành viên 2 đội nào đó đang tranh luận cách dùng của dấu phẩy nhưng bạn lại có việc phải làm trong ngày. Bạn có thể phớt lờ một hội thoại và loại bỏ việc nhận những đăng tải “vô vị” sau này. Kích vào message cuối cùng của tin nhắn bạn muốn phớt lờ đi. Sau đó, kích vào thẻ Home rồi kích tiếp vào Ignore trong mục Delete group. Một hộp thoại sẽ hiển thị, hỏi mục đích bạn muốn thực hiện. kích vào Ignore Conversation để hoàn thành công việc.

3: Kích hoạt quản lý message với Quick Steps

Quick Steps là tính năng mới trong Outlook 2010, cho phép bạn kích hoạt công việc quản lý mail chỉ với một cú kích. Bạn có thể sử dụng Quick Steps với các chương trình - Add To Calendar, To Manager, Done, Team E-mail, và Reply & Delete – để ngay lập tức gửi message tới địa chỉ bạn muốn. Ngoài ra, bạn cũng có thể tạo riêng cho mình một Quick Steps bằng cách kích vào nút More trong Quick Steps gallery và chọn Create New.

4: Tạo file junk mail

Điều này có vẻ ngớ ngẩn,nhưng nó rất quan trọng để phải chuột bất kì một junk message nào bạn nhận, chỉ đến Junk và kích vào Block Sender. Theo thời gian, file này sẽ từ chối các file của spam hoặc những người gửi khác bạn không mong muốn. Như vậy, mục thư đến của bạn sẽ không còn thư rác nữa.

5: Giúp công việc trở nên tiện lợi hơn với AutoArchive

Tất cả chúng ta khi muốn truy cập nhanh một message quan trọng sẽ cảm thấy không thoải mái khi phải chờ Outlook tìm kiếm email cũ trong một mớ những email và cất chúng vào file archive trên máy tính hoặc server của công ty. Tuy nhiên, AutoArchive có thể giúp bạn giữ cho hòm thư đến được gọn gang. Theo mặc định, AutoArchive sẽ bị tắt. Bạn có thể bật lại tính năng này và điều chỉnh cài đặt của bạn bằng cách kích vào thẻ Folder rồi kích tiếp AutoArchive Settings trong mục Properties group. Trong thẻ AutoArchive, chọn Archive This Folder Using These Settings và điền “tuổi” cho các mục tin bạn muốn lưu trữ, nơi bạn muốn lưu trữ những mục tin đã cũ, và liệu bạn có muốn loại bỏ những mục tin cần phải xóa ở trong mục thư đến hay không. Sau khi đã đưa ra những lựa chọn, kích vào OK để lưu những thay đổi.

Trang: 
Lamle (Techrepublic)
Đánh giá(?):
META.vn | Mua sắm trực tuyến
Bài viết mới nhất
Xem tất cả
Bài viết cũ hơn cùng chủ đề